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12 Smart Time Management Tipps für Ärzte

Die Herausforderungen der Zeitwirtschaft

Die Ärzte sind überfordert: starke Patientenlasten, Berge administrativer Anforderungen, endlose Team- und Abteilungsbesprechungen, und die Liste geht weiter. Das Ergebnis? Patienten warten auf sie. Die Arbeit wird weniger erfreulich. Stress baut sich auf; und "entbehrliche" Aktivitäten wie körperliche Bewegung, Familienzeit und Schlaf werden abgeworfen.

Ein Teil des Problems, Experten sagen, ist, dass die meisten Leute, einschließlich Ärzte, nicht ausgebildet werden, um ihre Zeit zu handhaben. Während Zeitmanagement ein integraler Bestandteil vieler Unternehmensmanagement-Trainingsprogramme ist, handelt es sich bei der medizinischen Ausbildung um "Auslöschung von Notfällen", sagt Dr. Craig Gordon, ein Nephrologe und Assistenzprofessor für Medizin am Boston University Medical Center. "Wir sind geschult, wie man beschäftigt ist, also hören wir nicht auf, Fragen zu stellen wie,, Ist das der beste Weg? ' und, "Wie will ich meine Zeit verbringen?"

Wie gehen Sie mit dem Problem um? Hier einige Ratschläge speziell für Ärzte.

 

1. Entwickle Selbsterkenntnis . "Die Medizin ist voll von Typ-A-Persönlichkeiten", sagt Dr. Gordon. Für viele ist Introspektion keine häufige Aktivität. Um Ihre Zeitmanagementfähigkeiten zu verbessern, müssen Sie Ihre persönlichen Stärken, Schwächen, Gewohnheiten und Ziele kennen. Wann bist du am besten? Bist du ein Morgenmensch oder eine Nachteule? Was lässt dich deine Füße ziehen?

Für Dr. Gordon ist das Warten auf große ununterbrochene Zeit, um große Projekte anzugehen "nur eine weitere Form des Aufschubs." Stattdessen bricht er große Projekte in überschaubare Stücke. Darüber hinaus hat er herausgefunden, dass er bei diesen Projekten während eines Wochenendes in einem Café über das Wochenende weitaus mehr erreichen kann, als er es in seinem Büro während der Woche tun kann.

2. Kämpfe mit deinem Team . In einer Übungssituation empfiehlt Elizabeth Woodcock, eine in Atlanta ansässige Beraterin und Autorin von Mastering Patient Flow: Lean Thinking zur Verbesserung Ihrer Praxisabläufe zu nutzen , jeden Tag mit einem Mitarbeiter-Huddle zu beginnen. Es ist eine Chance, Zeit sparende Gelegenheiten zu identifizieren.

Zum Beispiel können Sie die besten Zeiten für die Arbeit an Patienten ermitteln, wenn Sie wissen, welche Patienten in Ihrem Terminplan wahrscheinlich nicht erscheinen. Ähnlich, "wenn Ihre Krankenschwester weiß, dass Herr Jones Schwierigkeiten beim Gehen hat und 20 Minuten braucht, um von seinem Auto zum Büro zu kommen, können Sie das abhaken, indem Sie Pläne am Morgen machen, um ihn mit einem Rollstuhl zu treffen", sagt sie. "Es ist ein großartiger Kundendienst, der Ihnen hilft, pünktlich zu bleiben."

3. Beginne pünktlich . Woodcock rät Praktiken zur Vorbereitung der Prüfungsräume am Vorabend. Wenn die Sprechstunde um 8:00 Uhr beginnt, sollte der erste Patient um 7:45 Uhr eingeplant werden, um Zeit für Begrüßung, Registrierung und klinische Aufnahme zu haben. Auf diese Weise kann der Arzt sofort beginnen. Die gleiche Regel gilt für den ersten Termin nach dem Mittagessen.

 

4. Arbeiten Sie mit Ihrem Scheduler . Wenn jeder Patientenbesuch 5 Minuten länger als geplant abläuft, trotz Ihrer besten und wiederholten Versuche, pünktlich zu sein, sprechen Sie mit Ihrem Disponenten über Strategien zur Anpassung Ihrer Arbeitsbelastung. Kann der Planer die Zeit verlängern, die er für Patientenbesuche zur Verfügung stellt, oder eine 15-minütige Pause in den Vormittagsplan einlegen, um Ihnen die Chance zu geben, wieder auf Kurs zu bleiben? Ja, solche Strategien sind ein Produktivitäts-Ding, aber sie werden Ihren Stress reduzieren und durch eine Verbesserung Ihrer Pünktlichkeit die Zufriedenheit Ihrer Patienten steigern. "Dies muss eine Teamleistung sein", sagt Ken Hertz, Principal bei der MGMA Health Care Consulting Group.

5. Suchen Sie nach Vorbildern . "Praktiken werden immer jemanden haben, der wirklich gute Arbeit leistet, wenn es darum geht, herauszufinden, wie man die elektronische Patientenakte (EHR) benutzt oder wie man mit ihren Mitarbeitern arbeitet", sagt Hertz. "Schauen Sie sich diese Leute an und identifizieren Sie Best Practices."

6. Erstellen Sie Protokolle, um Unterbrechungen zu begrenzen . "Die elektronische Umgebung macht es einfach, den Preis zu überweisen", sagt Woodcock. Praktiken müssen sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter in seiner Praxis arbeitet und dass jeder im Team mit der Patientenversorgung beschäftigt ist, damit sie nicht einfach Nachrichten an die Aufgabenwarteschlange des Arztes weiterleiten. Das bedeutet, dass Sie Zeit in die Erstellung von Protokollen investieren müssen, von der Nachrichtenübermittlung bis hin zur Handhabung von Nachfüllungen.

7. Richten Sie eine Strategie für den Umgang mit Nachrichten ein . Es gibt keine Einheitslösung, sagt Woodcock. Einige Ärzte können ein paar schnelle Nachrichten zwischen den Terminen verarbeiten. Für andere ist das ein Rezept für das Zurückfallen. Diese Doktoren finden es vielleicht am besten, jede Stunde oder zwei Zeiträume zu schaffen, um auf nicht aufkommende Botschaften zu antworten. Aber warte nicht zu lange, warnt Woodcock. "Wenn Sie warten, bis die 3-Stunden-Marke antwortet, erhalten Sie Rückmeldungen von Patienten." Warten bis zum Ende des Tages ist noch schlimmer, sagt sie. Sie werden nicht nur überflüssige Nachrichten von frustrierten Patienten haben, es wird auch niemand mehr im Büro übrig bleiben, an den Sie die Arbeit delegieren können.

 

8. Mieten Sie einen Schreiber . Schreiber können kostspielig sein, aber für Ärzte, die nicht mit der EPA ihrer Praxis tippen können und kämpfen, können sie ein Geschenk des Himmels sein. Woodcock sagt, dass Schreiber keine langfristige Lösung sind, und Ärzte, die heute nicht mehr in der Ausbildung sind, werden sie nicht brauchen, aber für einige etablierte Ärzte "können sie eine sehr wichtige Lücke in der Funktionalität füllen." Sie rät Praktiken, um einen echten medizinischen Schreiber einzustellen - nicht nur eine Schreibkraft. "Finden Sie heraus, was Sie von einem Schreiber wollen und stellen Sie diese Qualifikationen ein."

9. Legen Sie die Tagesordnung fest . Wenn Patienten am Ende des Besuchs Fragen zu neuen und nicht verwandten Problemen und Bedenken aufwerfen, kann dies einen Haken in Ihrem Terminplan werfen. Versuchen Sie, diese Momente von vornherein auszuschalten, indem Sie eine Agenda für den Besuch festlegen, sagt Woodcock. Lassen Sie Ihre Pflegekraft die Prioritäten des Patienten für den Termin als Teil des Rooming-Prozesses herausfinden. Nachdem Sie sich die Beschwerde des Patienten angehört haben, rekapitulieren Sie zu Beginn des Besuchs, was er oder sie gesagt hat, stimmen Sie zu, dass Sie sich darauf konzentrieren und fragen Sie, ob noch etwas zu besprechen ist. Diese anfängliche Zeitinvestition hält die Begegnung konzentriert und verhindert kurzfristige Umleitungen.

10. Optimieren Sie Ihre EHR . Ihr EHR kann das Beste sein, was Ihrer Produktivität jemals widerfahren ist - oder das Schlimmste. Sie hängt von der Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit des Systems sowie von der Qualität und Häufigkeit der Schulung von Ärzten und Mitarbeitern ab. Die Optimierung Ihres Systems erfordert eine enorme zeitliche und energetische Verpflichtung, sagt Woodcock, aber es zahlt sich auf lange Sicht aus.

11. Verwenden Sie Gadgets und Tools . Jeder versteht die Wichtigkeit der Vertraulichkeit des Krankenversicherungs-Portabilitäts- und Verantwortlichkeitsgesetzes (HIPAA) und den Grund, warum im Leerlauf befindliche Computer die Mitarbeiter abmelden. "Aber wie oft pro Tag loggen Sie sich in Ihr System ein?" Waldschneise fragt. "Dreißig? Vierzig? Es ist verrückt." Biometrisches Screening kann die Anmeldezeit minimieren. Voll ausgestattete Workstations auf Rädern können Ihnen die Fahrt zum Drucker ersparen, und eine gute, altmodische Uhr erinnert Sie an Ihre Zeit, sagt sie: "Niemand trägt mehr Uhren, niemand weiß, wie spät es ist. Stellen Sie Uhren in Untersuchungsräume und Schwesternstationen. "

12. Sehen Sie das große Bild . Herzliche Glückwünsche! Sie wurden gebeten, ein Papier zu schreiben, auf einer Konferenz zu sprechen, in einem Ausschuss zu sitzen oder einem Vorstand beizutreten. Es mag eine Ehre sein, aber zu entscheiden, ob Sie sich der neuen Verantwortung verpflichten sollten oder nicht, hängt zum Teil davon ab, Ihre langfristigen und kurzfristigen Ziele zu verstehen, sagt Dr. Gordon, der in der Mai-Ausgabe 2014 einen Artikel über Ärzte und Zeitmanagement veröffentlicht hat. des Postgraduate Medical Journal [ 1 ]und hat zahlreiche Zeitmanagement-Seminare für Ärzte geleitet. Zeitmanagement ist weit mehr als die Aufrechterhaltung von Effizienz und Pünktlichkeit in der klinischen Arena. Es ist eine kritische Fähigkeit, wenn Ärzte die Work-Life-Balance aufrechterhalten, Burnout vermeiden, zusätzliche nicht-klinische Verantwortlichkeiten verwalten und ihre persönlichen und beruflichen Ziele erreichen wollen.

Ob sie forschen, in Gremien dienen oder Referate schreiben, "fast jeder hat heutzutage zusätzliche Aufgaben", sagt er. Vor der Übernahme neuer Verantwortlichkeiten müssen Ärzte überlegen, wie die neuen Aufgaben ihre Karriereziele vorantreiben und wie sie ihre Zeit aufteilen. Wenn man diese Fragen von vornherein berücksichtigt, können Ärzte nicht nur die sinnvollsten Aufgaben identifizieren und sich darauf konzentrieren, sondern auch realistische Zeitmanagementstrategien entwickeln, um sie zu erreichen.